Ведение проектов и база идей для столярной мастерской Кверкус

К нам обратилась команда столярной мастерской Кверкус с вопросом «как переехать из нескольких систем в одну?».


При первичной диагностике стало известно, что сейчас они пользуются сервисом OnlyOffice, но в нём их не устраивает слишком долгий процесс постановки задачи + OnlyOffice — это коробочное решение, которое сложно подстроить под процессы нишевого бизнеса.

Проблема

Задача

1. организовать Ведение проектов и задач с отражением сроков для производства
2. создать следующую иерархию связанных данных: Проект, Помещения, Изделия (график монтажа), Этапы производства
3. создать календарь совещаний, куда писать повестки и сохранять выводы
4. создать Базу знаний с разделами:

• по Solid Works
• по 1C
• по работе с Notion
• по чертежам — для конструкторов
• по поставщикам — для снабжения
• по маркетингу

Решение проблемы сложной постановки задач решается не только через удобный интерфейс, но и через адаптацию под процессы. Страница “Инбокс” отвечает основной идее системы ведения задач в технике GTD. Любая информация помещается в Инбокс без какой-либо предварительной сортировки. Затем, когда появляется свободное время, эти данные необходимо переместить в соответствующий раздел системы (задачи, события, изделия, идеи и т.д.)

Решение

Главная страница корпоративного портала мастерской "Кверкус"

Страница для сбора входящей информации

От заказчика было требование создать несколько представлений базы задач: на неделю по каждому исполнителю, в виде диаграммы Гантта и календарный вид.

Это действительно удобно, т.к. восприятие у каждого своё, а несколько представлений данных позволяют «достучаться до каждого сотрудника» вне зависимости от его восприятия.

База знаний “Кверкус” была перенесена из OnlyOffice в Notion, чтобы сотрудники могли работать с данными в режиме одного окна.

Мы разделили информацию по категориям и сюда же поместили инструкцию по использованию всей системы, описанную по бизнес-процессам. (Как писать инструкции, мы писали в нашем Телеграм-канале)

Основная страница, с которой работают все сотрудники компании — Ведомость по объектам. По сути, это полностью оцифрованная деятельность мастерской — от подготовки материалов для изделия до финального фото изделия, которое смонтировали на объекте.

Все изделия сгруппированы по объектам, проходят стадии обработки. После отметки администратором “Готов к монтажу”, изделие перемещается на вкладку для монтажников, монтажники принимают изделие, устанавливают, делают фото, и как только сделано фото, изделие помещается на вкладку “Смонтированные изделия”.

Каждую неделю в компании проходят совещания. На них рассматривают вопросы, а также после совещаний появляются задачи к выполнению. Было требование реализовать этот процесс в Notion.

Для этого был создан Календарь и база вопрос к совещаниям на случай, если вопрос появляется не на самой встрече, а в середине недели, когда страницы для совещания еще не создано.

На странице самого совещания есть блок для создания задач. При создании они автоматически появятся в общей базе.

Нишевый бизнес тем прекрасен, что даёт волю профессионализму — в кейсе “Кверкуса” необходимо было реализовать каталог деревянных изделий и базу для новых дизайнерских идей. Такого в нашем опыте ещё не было!

Требование было реализовано. Раньше компания пользовалась Яндекс.Диском, где становится проблемой удобно организовать каталог изделий. Теперь при просьбе клиента предоставить каталог изделий компании можно смело отправлять ссылку на эту страницу в Notion и не волноваться, что он запутается в видах шпона и покраски.

Каталог изделий мастерской "Кверкус" в Notion

База идей сотрудников мастерской "Кверкус"

Также было соблюдено пожелание сделать корпоративный портал в единой стилистике с сайтом компании — https://kverk.ru.